A n’importe quel moment de notre journée, les sollicitations et les distractions sont omniprésentes. Il est devenu de plus en plus dur de gérer son temps de travail. C’est pour cette raison qu’Uniteed Media vous a répertorié différentes techniques, parfois utilisées par les membres de l’agence, pour vous concentrer sur l’essentiel et avancer.
Avez-vous déjà ressenti cette sensation frustrante de jongler entre de multiples tâches sans jamais vraiment en accomplir une ? Ou peut-être, vous êtes-vous déjà retrouvé plongé.e dans un état de procrastination infinie, incapable de vous concentrer sur une seule chose à la fois ? Voici nos techniques testées et approuvées…
Gérer son du temps de travail et maîtriser sa concentration : La technique Pomodoro
La méthode Pomodoro repose sur un concept ingénieux : diviser votre temps en courtes périodes de travail intense, appelées « pomodoros », entrecoupées de brèves pauses régénérantes. Un pomodoro typique dure généralement 25 minutes, pendant lesquelles vous vous concentrez pleinement sur une tâche spécifique, sans aucune distraction. Après chaque pomodoro, vous vous offrez une pause bien méritée de 5 minutes. Ces pauses permettent à votre cerveau de se reposer et de se régénérer. Après quatre pomodoros consécutifs, une pause plus longue de 15 à 30 minutes est recommandée pour maintenir un niveau d’attention optimal.
Cette technique a été inventé à la fin des années 80 par Fransceco Cirillo. Le nom de cette technique lui a été inspiré de son minuteur. Lorsqu’il était étudiant, il utilisait pour ses sessions de travail, un minuteur en forme de tomate. « Pomodoro » signifie tomate en italien.
Dans le concret, ça donne quoi pour la mettre oeuvre ?
L’application de la méthode Pomodoro est simple.
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- Commencez par identifier la tâche que vous souhaitez accomplir.
- Définissez un minuteur de 25 minutes, prêt à démarrer votre premier pomodoro.
- Durant cette période, éliminez toutes les distractions possibles : mettez votre téléphone en mode silencieux, fermez les onglets inutiles sur votre navigateur et informez vos collègues de votre engagement à ne pas être dérangé.e.
- Concentrez-vous pleinement sur votre tâche, en utilisant toute votre énergie et votre créativité.
- Une fois le pomodoro terminé, accordez-vous une pause de 5 minutes. C’est le moment de se détendre, se dégourdir ou prendre une bouffée d’air frais.
- Répétez ce cycle jusqu’à ce que vous ayez accompli quatre pomodoros. Offrez-vous en suite une pause plus longue pour recharger vos batteries.
Prioriser vos tâches et focaliser vos efforts sur l’essentiel : la technique Eisenhower
Dans le tourbillon de nos vies, trouver un équilibre entre les tâches urgentes et les tâches importantes peut sembler un véritable défi. C’est là qu’intervient la méthode Eisenhower, un système ingénieux qui vous permet de hiérarchiser vos activités et d’optimiser votre temps de manière stratégique. Dwight D. Eisenhower, l’homme qui a dirigé les forces alliées lors de la Seconde Guerre mondiale et qui est devenu plus tard le 34e président des États-Unis, était connu pour sa capacité à prendre des décisions stratégiques. Il a laissé un héritage précieux avec ce que l’on appelle aujourd’hui la méthode Eisenhower.
Elle consiste à diviser vos tâches en quatre catégories : Urgent et Important, Important mais Non Urgent, Urgent mais Non Important, Non Urgent et Non Important. En classant vos activités dans ces différentes cases, vous pouvez prioriser de manière éclairée. Vous consacrez alors votre énergie et votre temps là où ils sont le plus nécessaires. In fine, vous êtes en mesure de distinguer les tâches qui contribuent réellement à vos objectifs et à votre succès de celles qui vous éloignent de vos priorités et de votre vision.
Dans le concret, ça donne quoi pour la mettre oeuvre ?
Pour mener à bien cette méthode :
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- Commencez par dresser une liste de toutes les tâches qui requièrent votre attention.
- Ensuite, évaluez chaque tâche en fonction de son urgence et de son importance.
- Les tâches urgentes et importantes doivent être traitées en priorité, car elles ont un impact significatif sur vos objectifs et votre réussite.
- Les tâches importantes mais non urgentes nécessitent une planification et une attention stratégique, car elles peuvent contribuer à votre développement à long terme.
- Les tâches urgentes mais non importantes peuvent souvent être déléguées. Soyez tout de même vigilant.e avec ces tâches, évitez les distractions inutiles et cherchez à les réduire au maximum.
Les outils à utiliser pour organiser, prioriser seul.e ou en équipe
1. Asana
Avec sa simplicité d’utilisation et sa puissance, Asana devient notre compagnon indispensable pour organiser, suivre et accomplir nos tâches avec efficacité. Grâce à ses fonctionnalités avancées telles que les tableaux Kanban, les diagrammes de Gantt et les rappels automatisés, Asana nous permet de visualiser notre travail, de définir des échéances claires et de prioriser nos activités. De plus, la fonction de partage de fichiers facilite la collaboration entre les membres de l’équipe.
2. Forest
Forest est une application de gestion du temps basée sur le principe de la technique Pomodoro. En effet, elle vous aide à vous concentrer en vous récompensant avec un arbre virtuel qui pousse lorsque vous restez concentré pendant une période définie.
3. Focus@Will
Imaginez un outil qui peut stimuler votre concentration et vous plonger dans un état de flux sans effort. C’est exactement ce que propose Focus@Will. Cette plateforme innovante diffuse de la musique spécialement conçue pour améliorer la productivité. Grâce à des recherches approfondies sur la neuroscience, Focus@Will sélectionne des morceaux qui activent votre cerveau, éliminent les distractions et favorisent une concentration profonde.
Quelques astuces que l’on réalise au bureau pour être plus organisé.e…
1. Nettoyer à chaque fin de journée son bureau. Ainsi, le lendemain, une nouvelle journée commence sur un espace de travail propre et clair.
2. Organiser sa journée la veille. De cette manière, vous aborderez votre journée avec des objectifs précis. Le stress causé par le vision de la masse de travail ne vous atteindra plus. De plus, si de nouvelles missions s’ajoutent, vous n’aurez plus qu’à leur trouver le créneau idéal entre deux missions.
3. Gérer son stress. Le sport est une arme puissante contre le stress. En libérant des endorphines, il aide à réduire les niveaux de stress et favorise une sensation de bien-être. En plus de cela, l’activité physique régulière améliore la qualité du sommeil et permet de mieux gérer les tensions accumulées, offrant ainsi une évasion bienvenue du stress quotidien.
Vous n’arrivez pas à décompresser et le stress vous gagne ? Notre solution : le sport.
4. Savoir dire « non » et déléguer. Si une tâche est nécessaire mais n’est pas une priorité pour vous, que ce soit parce que vous êtes surchargé.e ou que cette tâche requière une expertise différente de la vôtre, considérez la possibilité de déléguer cette responsabilité à un membre de votre équipe. Former une équipe, c’est aussi ça.
5. Désactivez les notifications. Les notifications constantes provenant de nos smartphones nous distraient fréquemment, interrompant nos pensées et notre flux de travail. En désactivant ces interruptions, vous pouvez vous plonger pleinement dans nos tâches, rester concentré.e et accomplir un travail de meilleure qualité. En éliminant les distractions, vous permettez à notre cerveau de rester focalisé sur une seule tâche à la fois.
Si le sujet vous intéresse, nous vous recommandons l’article que nous avons écrit : Instagram, contrôler ou subir l’utilisation ?
